Chaque fin de trimestre, c'est la même opération : des centaines de bulletins à imprimer, à mettre sous enveloppe et à distribuer, et quelques-uns qui n'arrivent jamais à la maison.
Le module Documents permet de diffuser des documents nominatifs à chaque élève et à sa famille, en un seul import.
Un import en masse, vérifié avant validation
Le logiciel de vie scolaire produit généralement un fichier PDF par élève. Il suffit de les rassembler dans une archive ZIP et de la déposer dans Nuage d'école :
- Vous choisissez le dossier de destination (« Bulletins du 1er trimestre », « Certificats de scolarité ») et l'année scolaire,
- Vous indiquez le format du nom des fichiers, pour que chaque fichier soit rattaché au bon élève,
- Nuage d'école affiche un compte rendu avec, pour chaque fichier, l'élève auquel il sera associé ou l'erreur rencontrée,
- Vous corrigez si besoin, revérifiez l'archive, puis validez l'import.
Bon à savoir : Aucun document n'est diffusé tant que vous n'avez pas validé l'import. Une erreur dans un nom de fichier ne peut donc pas envoyer un bulletin à la mauvaise famille.
Des documents ciblés
Un document peut aussi être déposé à l'unité et associé :
- À un élève précis,
- À tous les élèves d'une classe,
- À tous les enseignants d'une classe,
- À toute la classe, élèves et enseignants.
Les documents sont rangés par dossiers et par année scolaire. Les familles retrouvent dans l'espace Mes enfants les documents de chacun de leurs enfants, y compris ceux des années précédentes. Les enseignants les retrouvent dans la fiche de leurs élèves, dans Mes classes.
Le suivi des téléchargements
Pour chaque document, des statistiques indiquent :
- Le nombre de téléchargements,
- Le nombre d'utilisateurs différents qui l'ont téléchargé,
- La date du dernier téléchargement.
Vous savez ainsi si une information importante a bien été consultée, et qui relancer.
Des fichiers protégés
Les documents ne sont jamais accessibles par une simple adresse web : chaque téléchargement passe par l'application, après vérification des droits. Un parent ne voit que les documents de ses propres enfants.
Les fichiers sont hébergés en France.