Distribuer des centaines de manuels en septembre, les récupérer en juin, retrouver le propriétaire d'un livre oublié dans une salle, facturer un manuel abîmé sans preuve de son état de départ : la gestion des livres scolaires est une tâche lourde.
Le module Livres scolaires la simplifie, de l'étiquetage à la restitution.
Le catalogue des manuels
L'administrateur crée chaque livre avec son titre, son ISBN, sa couverture et les niveaux concernés. Il génère ensuite les exemplaires : chacun reçoit un identifiant unique, imprimé sur une étiquette à coller dans le livre.
La distribution et la récupération
Au moment de la distribution, il n'y a pas de liste à cocher :
- On scanne la carte de l'élève, avec la caméra d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un téléphone,
- On scanne ou on saisit le code de chaque livre remis,
- On note l'état du livre : très bon, bon, correct, mauvais ou très mauvais,
- On passe à l'élève suivant.
La récupération en fin d'année se fait de la même façon, avec l'état constaté au retour.
Bon à savoir : Si l'élève n'a pas sa carte, il peut être recherché par son nom.
Les fiches de prêt
Pour chaque élève, Nuage d'école génère une fiche de prêt en PDF qui liste les livres remis et leur état. L'établissement peut personnaliser :
- Le courrier aux familles,
- Le texte de l'engagement signé par la famille,
- Des variables (nom de l'élève, classe) remplacées automatiquement à l'impression.
Les fiches de toute une classe peuvent être imprimées en une seule fois.
Le constat des familles
Dans l'espace Mes enfants, les parents voient les livres prêtés à leur enfant et l'état noté lors du prêt. Ils peuvent déclarer l'état qu'ils constatent à réception. En cas de désaccord en fin d'année, chacun dispose d'éléments datés.
L'historique
L'historique retrace la vie de chaque exemplaire : à quel élève il a été prêté, quelle année, dans quel état il a été remis et rendu. Il se filtre par exemplaire, élève, classe ou année scolaire.
Les statistiques annuelles de l'établissement indiquent le nombre d'exemplaires distribués, rendus et encore en circulation, ainsi que les livres les plus distribués.
La version numérique des manuels
Pour alléger les cartables, chaque livre peut être accompagné de sa version numérique au format PDF, complète ou découpée par chapitres. Les élèves la consultent depuis Nuage d'école, en classe ou à la maison.