Remise des diplômes, portes ouvertes, spectacle de fin d'année, soirée des anciens élèves, conférence : un événement réussi commence par des inscriptions bien gérées.
Le module Invitations couvre tout le parcours, de l'inscription au contrôle à l'entrée.
Un événement, un formulaire d'inscription
Pour chaque événement, vous renseignez :
- Le titre et la description,
- La date et l'heure,
- Le lieu et son adresse.
Le formulaire d'inscription s'adapte à l'événement. Vous choisissez d'afficher ou non :
- L'adresse e-mail,
- Le nombre de personnes supplémentaires,
- Les noms et prénoms de ces personnes,
- La présence du conjoint.
Un e-mail de confirmation peut être envoyé automatiquement à chaque inscrit, avec le rappel de la date, de l'heure et du lieu.
Des invitations nominatives à votre image
Un éditeur graphique permet de concevoir l'invitation : texte, images, logo, mise en page. Chaque invité reçoit ensuite une invitation à son nom, avec un QR code unique et chiffré. Lorsque leurs noms sont demandés, les personnes qui l'accompagnent reçoivent chacune leur propre invitation.
Les invitations se téléchargent depuis la page de confirmation, et l'organisateur peut aussi les télécharger pour les imprimer.
La liste des invités
La liste affiche, pour chaque invité, son nom, sa classe, son e-mail et son statut. Il est possible de :
- Ajouter une personne manuellement,
- Importer une liste d'invités à partir d'un fichier modèle, avec un compte rendu de vérification avant l'import,
- Fermer les inscriptions lorsque l'événement est complet.
Les familles connectées retrouvent les invitations qui les concernent dans leur espace.
Le contrôle à l'entrée
Le jour de l'événement, aucune liste papier ni matériel particulier n'est nécessaire. L'équipe d'accueil ouvre le scanner sur un téléphone ou une tablette, choisit l'événement et scanne le QR code de chaque invitation. Le nom de l'invité s'affiche aussitôt pour l'accueillir.
Bon à savoir : Une invitation déjà présentée est signalée : deux personnes ne peuvent pas entrer avec la même invitation.