Réunions, conseils de classe, sorties, évaluations communes, réservation de la salle informatique ou du chariot de tablettes : l'organisation d'un établissement repose sur des dizaines de rendez-vous.
Le module Agenda & réservation réunit les agendas de l'établissement et la réservation des salles et du matériel dans un même outil.
Des agendas personnels et partagés
Chaque utilisateur autorisé peut créer ses agendas : un agenda de la vie scolaire, un agenda des sorties, un agenda de la direction. Chacun a sa couleur et peut être :
- Partagé avec tout l'établissement,
- Partagé avec des groupes ou des utilisateurs précis,
- Gardé privé.
Les événements se créent en quelques clics, avec un titre, une description, des dates et des horaires. Un événement peut être répété chaque semaine jusqu'à la date de votre choix.
Des événements visibles par les classes
Un événement peut être associé à une ou plusieurs classes. Il apparaît alors dans le fil d'activité de ces classes, dans le module Mes classes, et dans l'espace des familles concernées. Une sortie, un contrôle commun ou une réunion parents-professeurs est ainsi annoncé à tous ceux qui doivent le savoir.
Sur le tableau de bord, le widget « Événements à venir » affiche les prochains rendez-vous des classes de l'utilisateur.
La réservation des salles et du matériel
L'administrateur déclare les ressources qui peuvent être réservées :
- Des salles : salle informatique, salle polyvalente, gymnase, laboratoire,
- Des équipements : chariot de tablettes, ordinateurs portables, vidéoprojecteur, appareil photo.
Un équipement peut exister en plusieurs exemplaires numérotés. Pour chaque ressource, il définit :
- Les horaires réservables, calés sur les créneaux de l'établissement,
- Jusqu'à combien de jours à l'avance elle peut être réservée, vacances exclues,
- L'autorisation ou non de réserver le week-end,
- Les droits : qui peut voir la ressource et qui peut la réserver.
Au moment de réserver, Nuage d'école vérifie la disponibilité de la ressource et le nombre d'exemplaires restants sur le créneau, ce qui évite les doubles réservations. Les personnes concernées peuvent être notifiées de chaque nouvelle réservation, et le widget « Mes prochaines réservations » rappelle à chacun ce qu'il a réservé.
Un affichage plein écran
L'agenda dispose d'un mode plein écran, pratique pour afficher le planning de la semaine en salle des professeurs ou à l'accueil. Un agenda peut aussi être diffusé sur les écrans de l'établissement grâce à l'affichage dynamique.
L'abonnement depuis votre agenda habituel
Chaque agenda propose un lien d'abonnement à ajouter dans Google Agenda, Outlook, le calendrier de l'iPhone ou Thunderbird. Les événements de l'établissement s'affichent alors à côté de vos rendez-vous personnels et se mettent à jour automatiquement. Le lien peut être régénéré à tout moment pour couper un ancien abonnement.
Bon à savoir : Retrouvez le pas-à-pas dans notre article sur l'abonnement à l'agenda depuis Google, Outlook ou iPhone.